Все плоскости учета в рамках единой системы управления материальными средствами

К началу проекта в банке отсутствовала единая система управления материальными средствами банка. При этом в более чем 50-ти филиалах использовались различные решения, технологии, средства интеграции. Задача проекта заключалась в реализации прозрачности материальных активов и расходов банка.

Для этого необходимо было выстроить единую полномасштабную систему учета и управления материальными ресурсами, которая должна была обеспечить:

• Прозрачный учет по российским стандартам (бухгалтерский и налоговый).

• Формирование отчетности по международным стандартам (МСФО).

• Первичные данные для бюджетирования и финансово-стоимостного анализа.

Особенностью проекта явилась необходимость решить большое число разнообразных технологических задач: от внедрения единых стандартов учета — до качественной интеграции в ИТ-ландшафт банка.
При этом необходимо было обеспечить быстрые результаты для бизнеса, как в силу насущности задач, так и потому, что длительные сроки резко уменьшают вероятность успешной реализации ИТ-проекта (изменение в требованиях и кадровом составе, потеря интереса к проекту и др.).
Кроме этого, для решения глобальной задачи была необходима унификация технологий учета и пакета отчетности по всей филиальной сети банка во всех учетных плоскостях.
Поэтому общий проект единой качественной системы управления материальными ресурсами был реализован поэтапно. Каждый из этапов давал банку практический результат для бизнеса, при этом большинство этапов были реализованы в течение 2-3 месяцев. Это обеспечило удовлетворенность бухгалтерии и бизнес-подразделений, что позволило и дальше развивать сотрудничество с банком.

На первом этапе был осуществлен перевод материального учета в головном банке на ПрограмБанк.АБС. Помимо приведения в стройную систему ведения бухгалтерского и налогового учета, новая АБС позволила вести и анализировать информацию в части инвентарного учета, учета по материально ответственным лицам, по местам хранения, а также централизовано обрабатывать имеющуюся в банке информацию о тысячах материальных ценностей, учитываемых внесистемно.

На втором этапе, на базе уже ранее наработанной прозрачной системы учета был добавлен учет материальных ценностей по МСФО (параллельно с другими видами учета). Это позволило выстроить необходимую отчетность по МСФО в части основных средств, капитальных вложений и нематериальных активов.

В рамках первого и второго этапа в банке были отработаны все технологии учета материальных ценностей (позволяющие вести оперативный, бухгалтерский и налоговый учет, учет по МСФО и другие функции).

На третьем этапе была решена задача распространения этих технологий на всю филиальную сеть, при этом одновременно в центре была сформирована система контроля и сбора отчетности по всем филиалам. За полгода на единую систему материального учета были переведены 40 филиалов банка. Всего решение было установлено в 56-ти филиалах банка, включая 2 за пределами РФ.

Помимо унификации учета и внедрения решений нового ПО это включало:

- выверку и контроль данных в каждом филиале, исправление накопленных ошибок ведения учета, совершенствование правил документооборота;
- распространение в филиалах и дополнительных офисах методологии ведения учета, в том числе, для целей МСФО;
- конвертацию данных из различных систем в одну и построение информационного обмена с различными ИБС (на тот момент филиалы банка использовали различные банковские системы);
- загрузку данных по МСФО в хранилище данных с проверкой корректности.

В дальнейшем выполнялись и продолжают выполняться проекты различной сложности:

• Внедрение системы штрих-кодирования материальных ценностей. Эта технология позволяет быстро проводить инвентаризацию, а также иметь более точную картину о перемещении средств внутри банка.

• Создание актуальной связи с системами кадрового учета и структуры подразделений, а также разработка документов в системе для аллокации затрат позволили формировать необходимые сведения по материальным ценностям для анализа и принятия решений в рамках системы финансово-стоимостного анализа банка.

• Подключение ПрограмБанк.АБС к интеграционной шине банка обеспечило более высокий уровень интеграции с различными системами управления (системой бюджетирования и системой финансово-стоимостного анализа, ЦИБС).

• В процессе создания условий для достаточного «on-line» взаимодействия в Головной организации банка была установлена ПрограмБанк.АБС в режиме ЦИБС. В силу имеющихся в Омеге инструментов перевод каждого очередного филиала на единую централизованную базу никак не отражается на работе пользователей и бизнеса и является простой и дешевой технической задачей.

• В процессе эксплуатации Омеги технологические возможности и архитектура ПрограмБанк.АБС, позволяющие быстро и эффективно объединять системы, были неоднократно использованы при слиянии филиалов, переводу их в режим дополнительного офиса, передаче филиала другому банку. В условиях постоянно меняющихся экономических предпосылок для оптимизации филиальной сети банка ПрограмБанк.АБС имеет всегда готовые инструменты для проведения таких операций на нижнем (техническом) уровне с комфортным переходом для пользователей системы.

Главными результатами проекта комплексной автоматизации материального учета в банке являются:

• Прозрачность материальных активов и расходов для менеджмента, акционеров и партнеров банка, в том числе, и через отчетность по международным стандартам.

• Внедрение единых технологий учета по всей филиальной сети банка.

• Снижение рисков, связанных с ошибками учета и «потерь» материальных ценностей.

• Обеспечение всех стандартов учета (бухгалтерский, налоговый, учет по МСФО, управленческий) на основе единого ИТ-решения.

В 2012-2013 гг. банк перешел на четырехуровневую модель архитектуры «Головной банк - Филиал - Операционный офис - Офис».

Эта реорганизация позволила снизить операционные затраты, поскольку большая часть филиалов была преобразована в операционные офисы.
В рамках этой глобальной реформы банк перешел на централизованную архитектуру работы ПрограмБанк.АБС.
Для перехода к централизованной архитектуре была проделана совместная работа специалистов Банка и компании «ПрограмБанк» по унификации бизнес-процессов материального учета и внутренней отчетности филиалов Банка.
Отдельной важной подзадачей стала специальная обработка имеющихся данных: контроль, выверка, переназначение ответственных, конвертация истории, учетное оформление. Эта обработка проводилась на этапе реструктуризации каждого отдельного филиала или дополнительного офиса.

Обработка имеющихся данных включала:

• Во-первых, корректное оформление передачи данных, связанное с изменением статуса филиала на подразделение, в том числе, с учетом бухгалтерских и управленческих требований.

• Во-вторых, реализацию возможностей по выверке и «инвентаризации» всех данных, как предварительно, так и в момент передачи. Необходимость такой выверки была связана с тем, что при изменении статуса филиала происходила смена ответственных сотрудников, отвечающих за оформление документов, отчетность и правильность учета.

• В-третьих, «переход» каждого филиала производился в разное время и был синхронизирован с организационными мероприятиями по банку в целом, что, естественным образом, означало необходимость наличия переходных функций непосредственно к эксплуатирующейся системе в течение длительного времени. Все указанные выше задачи вместе со специалистами банка были успешно реализованы без единого переноса срока!

Результаты проекта по реструктуризации:

• Снижение операционных затрат.
• Упрощение управления материальными ресурсами банка.
• Унификация бизнес-процессов и оперативной отчетности по материальному учету.